E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (meist XML nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt und übertragen wird und dadurch ohne Medienbruch automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und deren Inhalte dadurch ohne Medienbruch automatisch weiterverarbeitet werden können. Anders als ein per E-Mail verschicktes PDF oder ein eingescanntes Papierdokument enthält eine echte E-Rechnung ihre Angaben – Rechnungsnummer, Positionen, Steuerbeträge, Zahlungsdaten – als maschinenlesbaren Datensatz, in der Regel als XML nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 im inländischen B2B-Geschäft eine E-Rechnungspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können; die Pflicht zum Versand wird gestaffelt bis 2028 eingeführt.
Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen bildhaften und strukturierten Rechnungen. Ein PDF ist für Menschen lesbar, für eine Software aber zunächst nur ein Bild ohne verwertbare Datenstruktur. Eine E-Rechnung im Sinne der Norm liefert die Daten so, dass ein Empfangssystem sie ohne manuelle Erfassung auslesen, prüfen und verbuchen kann. Seit 2025 ist das reine PDF im deutschen Umsatzsteuerrecht deshalb keine E-Rechnung mehr, sondern gilt als „sonstige Rechnung".
Auf einen Blick
- Strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz (XML) – kein PDF und kein Scan
- Basiert auf der EU-Norm EN 16931; gängige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
- Seit 1.1.2025 im inländischen B2B-Geschäft in Deutschland: Empfangspflicht für alle
- Versandpflicht wird bis 2028 nach Umsatz gestaffelt eingeführt (Übergangsfristen)
- Ermöglicht automatisierte, medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung im ERP
Was eine E-Rechnung von PDF und Papier unterscheidet
Der Kern einer E-Rechnung ist ihr strukturierter Datensatz. Jede Angabe steht in einem definierten Feld – Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz, IBAN, Käuferreferenz. Dadurch kann Software die Rechnung ohne Abtippen einlesen, gegen Bestellung und Wareneingang prüfen und automatisch in der Buchhaltung verbuchen. Ein PDF oder ein gescanntes Papierdokument transportiert dieselben Informationen nur als Bild; ein Mensch muss sie lesen oder eine Texterkennung (OCR) muss sie mühsam und fehleranfällig rekonstruieren.
Rechtlich hat sich die Definition mit der B2B-Pflicht verschärft: Als E-Rechnung gilt in Deutschland nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt ist und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (oder einem damit interoperablen Format). Alles andere – Papier, PDF, JPG – ist eine „sonstige Rechnung". Diese Trennung ist wichtig, weil an die echte E-Rechnung künftig die umsatzsteuerlichen Pflichten geknüpft sind.
Aufbau und Formate einer E-Rechnung
Technisch beruht die E-Rechnung auf einem semantischen Datenmodell: Die Norm EN 16931 legt fest, welche Rechnungsinhalte es gibt und was sie bedeuten. Dieses Modell wird in konkreten Syntaxen umgesetzt, in Deutschland vor allem im XML-Standard UN/CEFACT CII und in UBL. Auf dieser Grundlage haben sich zwei praktisch relevante Formate etabliert.
XRechnung – das reine XML-Format
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt wird und den deutschen Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bildet. Es enthält keine sichtbare Bilddarstellung; die Rechnung wird ausschließlich als Datensatz übertragen und erst beim Empfänger bei Bedarf für die Anzeige aufbereitet. XRechnung ist damit maximal automatisierbar, aber für den Menschen ohne Anzeigeprogramm nicht direkt lesbar.
ZUGFeRD – das hybride Format
ZUGFeRD kombiniert beide Welten: Es bettet den strukturierten XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei ein. Der Empfänger sieht ein gewohntes PDF und kann es lesen, während Software zugleich die eingebetteten XML-Daten automatisch auswertet. Ab dem ZUGFeRD-Profil „EN 16931" (Comfort) erfüllt das Format die Norm und ist als E-Rechnung anerkannt. ZUGFeRD ist besonders im B2B verbreitet, weil es den Übergang vom PDF erleichtert.
Rechtlicher Rahmen und die B2B-Pflicht ab 2025
Ausgangspunkt ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die für den öffentlichen Sektor die elektronische Rechnung nach einheitlicher Norm vorschreibt. In Deutschland führte das seit dem 27. November 2020 dazu, dass Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) elektronisch zu stellen sind. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Pflicht auf das inländische Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet und im Umsatzsteuergesetz verankert.
Der Zeitplan der Einführung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist. Für den Versand gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen ausgestellt werden, für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sogar bis Ende 2027. Ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B grundsätzlich verpflichtend. Eingebettet ist das Ganze in die EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA), die perspektivisch ein digitales Meldesystem vorsieht.
Die E-Rechnung im ERP-System
Für ein ERP-System ist die E-Rechnung sowohl Ausgangs- als auch Eingangsthema. Auf der Ausgangsseite erzeugt das System aus dem Verkaufsbeleg direkt eine normkonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei und übermittelt sie – per E-Mail, Portal-Upload oder über ein Übertragungsnetz. Weil die relevanten Daten (Debitor, Positionen, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen) ohnehin im ERP gepflegt sind, entsteht die E-Rechnung ohne Zusatzaufwand, wenn Stammdaten und Steuerlogik korrekt hinterlegt sind.
Auf der Eingangsseite liegt der eigentliche Effizienzhebel: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch eingelesen, den offenen Bestellungen zugeordnet und im Rechnungsworkflow geprüft (Dreiwege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang). Freigabe, Kontierung und Übergabe an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater laufen weitgehend ohne manuelle Erfassung. Wichtig ist dabei die revisionssichere Archivierung: Die E-Rechnung muss im Originalformat und unveränderbar aufbewahrt werden, damit die Verarbeitung GoBD-konform bleibt. Viele Systeme bilden das über eine DATEV-Schnittstelle und ein integriertes Belegarchiv ab.
Abgrenzung: E-Rechnung, EDI und elektronischer Rechnungsversand
Der Begriff „elektronische Rechnung" wurde früher weit verstanden und umfasste auch das PDF per E-Mail. Diese Gleichsetzung ist überholt: Eine E-Rechnung im heutigen Sinn ist zwingend strukturiert. Davon abzugrenzen ist auch der klassische EDI-Datenaustausch (etwa EDIFACT), der seit Langem im Handel zwischen großen Partnern genutzt wird. EDI kann weiterhin verwendet werden, sofern die daraus gewonnenen Rechnungsdaten mit der EN 16931 interoperabel sind.
Für die Übertragung selbst gibt es kein vorgeschriebenes Verfahren – erlaubt sind E-Mail, Kundenportale, De-Mail oder Übertragungsnetzwerke. International hat sich hier PEPPOL etabliert, ein standardisiertes Netzwerk, über das Sender und Empfänger E-Rechnungen sicher austauschen, ohne bilaterale Schnittstellen bauen zu müssen. Die E-Rechnung beschreibt also das Format des Belegs, nicht den Transportweg.
DACH-Besonderheiten: Deutschland, Österreich, Schweiz
Innerhalb des DACH-Raums unterscheiden sich die Regelungen. In Deutschland ist die B2B-Empfangspflicht seit 2025 der markanteste Schritt; Formate sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Österreich verlangt bereits seit 2014 elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung, üblicherweise über das Unternehmensserviceportal (USP) im Format ebInterface oder als PEPPOL-Rechnung; eine allgemeine B2B-Pflicht wie in Deutschland besteht dort nicht.
Die Schweiz ist als Nicht-EU-Land nicht an die europäischen Vorgaben gebunden. Gegenüber der Bundesverwaltung sind elektronische Rechnungen ab einem bestimmten Auftragswert vorgeschrieben, verbreitet ist die Übermittlung über etablierte Rechnungsnetzwerke. Wer grenzüberschreitend fakturiert, sollte deshalb prüfen, welches Format und welcher Übertragungsweg im jeweiligen Zielland gefordert sind – ein ERP mit mehreren E-Rechnungsformaten und PEPPOL-Anbindung vereinfacht das erheblich. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Praxisbeispiel
Beispiel: B2B-Großhändler stellt auf E-Rechnung um
Ein Großhändler beliefert überwiegend Geschäftskunden und stellte bisher PDF-Rechnungen per E-Mail. Zum 1. Januar 2025 richtet er im ERP die E-Rechnung ein: Ausgangsrechnungen werden künftig als ZUGFeRD erzeugt, sodass Kunden weiterhin ein lesbares PDF erhalten, dessen eingebettete XML-Daten ihre Systeme automatisch verbuchen. Kunden, die reine XRechnung verlangen, werden über eine Formularregel gesondert bedient.
Parallel aktiviert der Händler den E-Rechnungs-Eingang: Lieferantenrechnungen im XML-Format werden automatisch eingelesen, den offenen Bestellungen zugeordnet und im Freigabeworkflow geprüft. Die Belege landen revisionssicher im Archiv und werden monatlich über die DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei übergeben. Ergebnis: weniger manuelle Erfassung, schnellere Skontoausnutzung und eine durchgängig prüfbare, GoBD-konforme Ablage.
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