EDIFACT
EDIFACT ist ein internationaler UN-Standard, der festlegt, wie Unternehmen strukturierte Geschäftsbelege wie Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen elektronisch, maschinenlesbar und ohne manuelle Erfassung zwischen ihren Systemen austauschen.
EDIFACT ist ein internationaler, herstellerneutraler Standard, der die Struktur und Syntax elektronischer Geschäftsbelege festlegt, damit Unternehmen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen ohne Medienbruch zwischen ihren IT-Systemen austauschen können. Der Name ist ein Akronym für „Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport". Entwickelt und gepflegt wird der Standard unter dem Dach der Vereinten Nationen (UNECE bzw. UN/CEFACT), weshalb er auch als UN/EDIFACT bezeichnet wird. Die zugrunde liegende Syntax ist in der internationalen Norm ISO 9735 festgeschrieben.
EDIFACT ist damit die verbreitetste Ausprägung des elektronischen Datenaustauschs (EDI): Statt eine Bestellung als PDF zu mailen oder in ein Portal zu tippen, erzeugt das Sendersystem eine streng strukturierte Nachricht, die das Empfängersystem automatisch einlesen und verbuchen kann. Weil beide Seiten dasselbe Regelwerk nutzen, versteht der Empfänger jedes Feld eindeutig – vom Artikel über die Menge bis zum Preis. EDIFACT beschreibt dabei das Belegformat und dessen Aufbau, nicht den Übertragungsweg; für den Transport kommen Protokolle wie AS2, OFTP2 oder SFTP zum Einsatz.
Auf einen Blick
- Internationaler UN-Standard für den strukturierten, elektronischen Austausch von Geschäftsbelegen (EDI)
- Akronym für „Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport"; Syntax nach ISO 9735
- Aufbau aus Segmenten, Datenelementen und Trennzeichen; Belege heißen Nachrichtentypen wie ORDERS oder INVOIC
- Branchen-Subsets wie EANCOM (Handel) und VDA/ODETTE (Automotive) konkretisieren den Standard
- Format des Belegs, nicht Transportweg – übertragen wird per AS2, OFTP2, X.400 oder SFTP
Wie funktioniert EDIFACT?
Eine EDIFACT-Nachricht ist keine Datei zum Lesen, sondern eine kompakte Zeichenkette nach festen Regeln. Sie ist hierarchisch aufgebaut: Die äußere Klammer ist der Interchange (UNB/UNZ), der eine oder mehrere Nachrichten transportiert; jede einzelne Nachricht wird von einem Kopfsegment (UNH) und einem Abschlusssegment (UNT) umschlossen. Dazwischen stehen die eigentlichen Inhalte. Weil alles rein maschinell verarbeitet wird, verzichtet das Format auf jede grafische Aufbereitung – die Lesbarkeit übernimmt die Software, nicht der Mensch.
Segmente, Datenelemente und Trennzeichen
Der kleinste Baustein ist das Datenelement, etwa eine Artikelnummer oder ein Betrag. Mehrere Datenelemente bilden ein Segment mit einer festen Bedeutung – zum Beispiel BGM (Belegkopf mit Belegart und -nummer), NAD (Name und Anschrift eines Beteiligten), LIN (Position) oder MOA (Geldbetrag). Getrennt werden die Bestandteile durch definierte Trennzeichen: Das Pluszeichen trennt Datenelemente, der Doppelpunkt trennt Komponenten innerhalb eines Elements, und ein Apostroph beendet das Segment. Ein Fragezeichen dient als Freigabezeichen, um ein Trennzeichen ausnahmsweise als normalen Text zu kennzeichnen. Welche Segmente in welcher Reihenfolge erlaubt sind, gibt der jeweilige Nachrichtentyp aus einem halbjährlich aktualisierten Verzeichnis (Directory, z. B. D.96A) vor.
Nachrichtentypen wie ORDERS und INVOIC
Für jeden Geschäftsvorfall existiert ein eigener Nachrichtentyp mit sprechendem Kürzel. Die wichtigsten sind ORDERS (Bestellung), ORDRSP (Auftragsbestätigung), DESADV (Lieferavis), INVOIC (Rechnung) und PRICAT (Preis- und Artikelkatalog); im Handel kommen DELFOR (Lieferabruf) und RECADV (Wareneingangsmeldung) hinzu. Jeder Typ definiert genau, welche Felder Pflicht und welche optional sind. So bildet eine Kette aus ORDERS, ORDRSP, DESADV und INVOIC den kompletten Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozess zwischen zwei Partnern rein elektronisch ab.
Warum EDIFACT wichtig ist
Der zentrale Nutzen von EDIFACT liegt in der Automatisierung wiederkehrender Belegprozesse. Wo früher eine Sachbearbeiterin Bestellungen abtippte und Rechnungen manuell prüfte, gelangen die Daten heute ohne Erfassung direkt vom ERP des Lieferanten in das ERP des Kunden. Das senkt Bearbeitungskosten, beschleunigt die Durchlaufzeit und vermeidet Tippfehler. Besonders im Massengeschäft – etwa bei Handelsketten mit tausenden Bestellpositionen pro Tag – ist eine papierlose, automatisierte Abwicklung ohne EDI kaum wirtschaftlich darstellbar.
Hinzu kommt die Verlässlichkeit eines seit den späten 1980er-Jahren etablierten, weltweit anerkannten Standards. Große Handels-, Automobil- und Logistikunternehmen setzen EDIFACT häufig als Bedingung für die Zusammenarbeit voraus: Wer als Lieferant gelistet werden will, muss Bestellungen und Rechnungen elektronisch austauschen können. EDIFACT ist damit nicht nur ein Effizienzhebel, sondern in vielen Branchen eine faktische Eintrittskarte in die Lieferkette.
EDIFACT im ERP-System
Für ein ERP-System ist EDIFACT ein Ein- und Ausgangskanal, der an die vorhandene Belegverarbeitung andockt. Auf der Ausgangsseite werden die im System ohnehin gepflegten Daten – Lieferant, Positionen, Mengen, Preise, Steuerschlüssel – über ein Mapping in die geforderte EDIFACT-Struktur übersetzt und als Nachricht an den Partner übergeben. Auf der Eingangsseite läuft es umgekehrt: Eine eingehende ORDERS-Nachricht wird eingelesen und automatisch als Kundenauftrag angelegt, eine INVOIC der offenen Bestellung zugeordnet.
Weil nahezu jeder Partner den Standard leicht anders ausprägt, ist das Feld-Mapping der aufwendigste Teil einer Anbindung. In der Praxis übernimmt diese Übersetzung selten das ERP allein, sondern ein EDI-Konverter oder ein EDI-Dienstleister (Value Added Network), der als Middleware zwischen den Systemen sitzt. Er wandelt das interne Format in EDIFACT und zurück, prüft die Syntax und verwaltet die Transportprotokolle. Das ERP selbst muss dafür eine offene Schnittstelle bereitstellen, über die Belege strukturiert übergeben und entgegengenommen werden.
Abgrenzung: EDIFACT, EDI und moderne Formate
EDI ist der Oberbegriff für den elektronischen Datenaustausch strukturierter Belege; EDIFACT ist der in Europa und international dominierende Standard dafür. Daneben existieren andere EDI-Standards, etwa das vor allem in Nordamerika verbreitete ANSI ASC X12. Wichtig ist außerdem die Trennung von Format und Transport: EDIFACT legt fest, wie der Beleg aussieht, während Protokolle wie AS2 oder OFTP2 und Netzwerke wie Peppol regeln, wie er von A nach B kommt.
Gegenüber modernen, XML- oder JSON-basierten Formaten wirkt EDIFACT technisch altmodisch, ist aber extrem kompakt und millionenfach im Einsatz. E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD oder Katalogformate lösen EDIFACT nicht ab, sondern ergänzen es für bestimmte Anwendungsfälle – etwa die gesetzeskonforme Rechnung an öffentliche Auftraggeber. In vielen Unternehmen laufen daher EDIFACT für die Handelslogistik und neuere Formate für die Compliance parallel nebeneinander.
Subsets: EANCOM, ODETTE und VDA
Weil der volle EDIFACT-Standard sehr umfangreich und mehrdeutig interpretierbar ist, haben Branchen eigene Teilmengen definiert, sogenannte Subsets. Am bekanntesten ist EANCOM von GS1, das im Handel eingesetzt wird und Nummernsysteme wie GTIN und GLN zur eindeutigen Identifikation von Artikeln und Standorten integriert. In der Automobilindustrie sind ODETTE und die Empfehlungen des VDA verbreitet, in der Elektronikbranche EDIFICE. Ein Subset schränkt den Standard sinnvoll ein und macht eine Anbindung zwischen Partnern derselben Branche deutlich einfacher.
DACH-Besonderheiten
Im deutschsprachigen Raum ist EDIFACT vor allem im Lebensmittel- und Konsumgüterhandel sowie in der Automobilindustrie fest verankert. Handelsketten verlangen von Lieferanten regelmäßig die Abwicklung per EANCOM, während Automobilzulieferer über VDA- und ODETTE-Nachrichten Lieferabrufe und Avise austauschen. Für viele mittelständische Zulieferer ist eine EDI-Fähigkeit daher keine Kür, sondern Voraussetzung für den Auftrag.
Zu beachten ist die Abgrenzung zur E-Rechnungspflicht: Seit 2025 gelten in Deutschland neue Regeln zur B2B-E-Rechnung nach der Norm EN 16931: Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können, während die Pflicht zum Ausstellen gestaffelt ab 2027 bzw. 2028 greift. Eine reine EDIFACT-INVOIC erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht automatisch – gefordert ist ein konformes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. EDIFACT-Prozesse bleiben für die Logistik jedoch weiter zulässig und üblich; für die Rechnung selbst müssen Unternehmen gegebenenfalls zusätzlich ein normkonformes Format bereitstellen. Für alle Belege gelten außerdem die GoBD und die revisionssichere Archivierung im Originalformat. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Praxisbeispiel
Beispiel: Getränkehändler beliefert eine Supermarktkette
Ein mittelständischer Getränkehändler wird als Lieferant einer großen Supermarktkette gelistet. Der Handelspartner verlangt die komplette Abwicklung per EDIFACT im EANCOM-Subset. Der Händler bindet sein ERP-System über einen EDI-Dienstleister an: Ein Konverter übersetzt zwischen dem internen Belegformat und den geforderten Nachrichtentypen und übernimmt den Transport per AS2.
Bestellt die Kette Ware, trifft eine ORDERS-Nachricht ein, aus der das ERP automatisch einen Kundenauftrag anlegt – mit den richtigen Artikeln, adressiert über GTIN und GLN. Der Händler bestätigt per ORDRSP, meldet die Lieferung per DESADV und stellt die Rechnung als INVOIC. Kein Beleg wird abgetippt, die Zuordnung erfolgt automatisch, und die Durchlaufzeit sinkt von Tagen auf Minuten. Für die gesetzeskonforme Rechnung an einen öffentlichen Kunden ergänzt der Händler zusätzlich das Format XRechnung.
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