Lieferavis

Was steht in einem Lieferavis?

Ein Lieferavis bündelt alle Informationen, die der Empfänger für einen reibungslosen Wareneingang braucht. Es referenziert zunächst die zugrunde liegende Bestellung sowie den Lieferschein und identifiziert Absender und Empfänger. Auf Positionsebene listet es die einzelnen Artikel mit ihrer eindeutigen Artikelnummer, häufig ergänzt um die GTIN/EAN des Lieferanten, die angekündigten Mengen je Mengeneinheit sowie – wo relevant – Chargennummer, Seriennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum.

Der zentrale Mehrwert liegt jedoch in der Packstruktur. Ein gutes Lieferavis bildet ab, wie die Sendung physisch aufgebaut ist: welche Artikel in welcher Verpackungseinheit liegen, wie viele Packstücke auf einer Palette stehen und welche Nummer der Versandeinheit (NVE, international SSCC) jedes Packstück trägt. Diese NVE ist meist auf dem Versandetikett als Barcode aufgebracht. Der Empfänger kann dann beim Wareneingang einfach das Etikett scannen und das System weiß sofort, welcher Inhalt sich in diesem Packstück befindet.

Wie funktioniert ein Lieferavis technisch?

In der Praxis entsteht ein Lieferavis, sobald der Lieferant eine Sendung kommissioniert und versandfertig gemacht hat. Sein System erzeugt die Avis-Nachricht und übermittelt sie an den Empfänger, idealerweise zeitgleich mit oder kurz nach dem Warenausgang. Der Empfänger importiert diese Daten in sein ERP- oder Lagerverwaltungssystem und legt daraus einen erwarteten Wareneingang an.

Warum das Lieferavis wichtig ist

Der wichtigste Nutzen ist Geschwindigkeit im Wareneingang. Weil der erwartete Eingang bereits im System hinterlegt ist, muss das Lager beim Eintreffen der Ware nicht mehr Position für Position neu erfassen, sondern nur noch die angekündigte gegen die tatsächlich gelieferte Menge abgleichen. Abweichungen – Fehlmengen, Mehrlieferungen, falsche Artikel – fallen sofort auf und lassen sich dokumentieren, statt erst Tage später bei der Rechnungsprüfung.

Das Lieferavis verbessert außerdem die Planung: Wer weiß, wann welche Ware in welcher Menge ankommt, kann Personal, Tore und Lagerplätze vorausschauend disponieren. Für die Available-to-Promise-Rechnung und die Lieferfähigkeit ist der avisierte Zugang eine belastbare Größe. Nicht zuletzt ist das Avis die Grundlage für Cross-Docking, bei dem eingehende Ware ohne Einlagerung direkt für den nächsten Versand umgeschlagen wird – das funktioniert nur, wenn der Inhalt jedes Packstücks vor Ankunft bekannt ist.

Im DACH-Handel ist das Lieferavis vielerorts faktisch Pflicht: Große Handels- und Filialunternehmen schreiben ihren Lieferanten korrekte DESADV-Nachrichten und NVE-Etiketten vertraglich vor. Wer fehlerhaft oder gar nicht avisiert, riskiert Prozesskostenpauschalen, weil die Ware dann aufwendig manuell vereinnahmt werden muss. Sauberes Avisieren ist damit nicht nur eine Effizienzfrage, sondern zunehmend eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit großen Abnehmern.

Lieferavis im ERP-System

Im ERP verbindet das Lieferavis die Beschaffung mit der Warenwirtschaft. Auf der Einkaufsseite empfängt das System eingehende Avise der Lieferanten und erzeugt daraus einen avisierten oder erwarteten Wareneingang, der mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft ist. Beim physischen Wareneingang gleicht das ERP oder das angebundene WMS die avisierten Daten per Scan gegen die reale Lieferung ab und bucht den Bestand ein – inklusive Charge, Seriennummer und Lagerplatz.

Auf der Vertriebsseite versendet ein ERP umgekehrt selbst Lieferavise an die eigenen Kunden, sobald eine Kundensendung das Haus verlässt. Handelspartner und Marktplätze fordern solche Avise teils verbindlich. Für den durchgängigen Datenfluss sorgen die EDI-Schnittstelle oder eine Middleware, die DESADV-Nachrichten in das interne Datenformat übersetzen. Voraussetzung für saubere Avise sind gepflegte Stammdaten, insbesondere konsistente Artikel-, GTIN- und Verpackungsangaben.

Abgrenzung: Lieferavis, Lieferschein und Bestellung

Lieferavis, Lieferschein und Bestellung beschreiben unterschiedliche Punkte im selben Prozess. Die Bestellung ist die vom Kunden ausgelöste Aufforderung zu liefern – sie steht am Anfang. Das Lieferavis folgt später und kündigt eine konkrete Sendung vorab und meist elektronisch an, bevor die Ware physisch eintrifft. Der Lieferschein hingegen ist das die Sendung physisch begleitende Dokument, das der Ware im Paket oder auf der Palette beiliegt und den tatsächlichen Lieferumfang dokumentiert.

Vereinfacht gilt: Das Avis kommt vor der Ware und dient der Vorbereitung, der Lieferschein kommt mit der Ware und dient der Kontrolle. Ein Lieferavis ist außerdem keine Rechnung – es hat keine preislichen oder steuerlichen Angaben, sondern beschreibt Mengen und Packstruktur. Ebenfalls abzugrenzen ist die reine Sendungsverfolgung des Paketdienstleisters: Sie zeigt den Transportstatus, liefert aber nicht die strukturierten Inhalts- und Packdaten eines echten Avis.